Praktische werkwijze van het kantoor

Wie is wie bij de administratie?

De administratieve omkadering wordt verzorgd door een vaste kern naast soms stagiairs van de hogeschool voor juridische beroepen of interimbedienden:

De administratieve medewerkers zijn een ideaal aanspreekpunt en kunnen u helpen om heel wat praktische, zelfs juridische vragen te beantwoorden. Sommigen hebben meer dan 20 of 30 jaar ervaring.

Afspraken

De agenda wordt centraal beheerd door mevrouw Ingrid Tremmery naar wie u moet vragen voor het vastleggen van afspraken. Alleen een centraal agendabeheer maakt het mogelijk fouten zoveel mogelijk uit te schakelen, de tijd van iedereen optimaal te beheren en de opvolging van de zaken te verzekeren. Bij afwezigheid zal mevrouw Anne Planckaert u graag verderhelpen.

Boekhouding

Mevrouw Tremmery is ook de hoofdboekhoudster van het kantoor. Bij haar kunt u terecht met al uw vragen omtrent betalingen en de financiële toestand van uw dossier.

Hoe zien wij de samenwerking?

Onze website geeft U hopelijk al een idee van onze werkwijze. U vindt ook een aantal 'vademecums', d.w.z. korte juridisch-technische uiteenzettingen van de verschilende vakgebieden waarin de diverse medewerkers gespecialiseerd zijn.

Als U op ons een beroep wil doen, gebeurt het volgens een stappenplan:

Stap 1: Kennismaking

Samenwerking veronderstelt dat wij de mensen en het probleem leren kennen. Het is belangrijk dat we
1. samen onderzoeken of U een zaak hebt, m.a.w. of we iets nuttig kunnen doen om Uw probleem op te lossen
2. of het wel klikt tussen ons en of we beiden de samenwerking zien zitten

Samen onderzoeken we dus Uw probleem en de mogelijkheden om het op te lossen. We rekenen daarvoor het 'togatarief' aan (zie verder bij 'erelonen'), m.a.w. maximum 40 euro.

Deze stap verplicht U verder tot niets.

Stap 2: Openen van het dossier

Als we beiden beslissen samen te werken wordt een dossier geopend, een gemeenschappelijke visie ontwikkeld en actieplan opgesteld. Er worden grondige notities genomen en een rode draad opgesteld die geleidelijk aan zal aangevuld worden.

Stap 3: Vertrouwensrelatie opbouwen

Ons doel is eenvoudig: U hebt een probleem, wij helpen U het op te lossen. Vaak zit U zo tot over Uw oren in de zorgen dat U vooral op korte termijn denkt. Het is onze taak U aan te zetten de lange termijn niet uit het oog te verliezen. er moet dus steeds onderzocht worden of een onderhandse oplossing niet mogelijk is. Ten onrechte denkt men dat advocaten altijd vechters zijn. Soms moet dat, maar vaak loont het de emoties even aan de kant te zetten om na te gaan hoe met het minste oksten men en een oplossing en zoveel mogelij sereniteit kan terugvinden. Toch stel ik vast dat, als wij dat doen, de cliënt soms de wenkbrauwen fronst en zich afvraagt of we niet samenhokken met de vijand. Men vraagt geen vliegen met azijn, kent iedereen als spreuk maar vergeet dit soms in de dagelijkse realiteit. Moet het dan gaan we ervoor.

U hebt de keuze tussen:
- een stap voor stap interactieve samenwerking. U volgt alles op de voet. Dit is de beste manier van samenwerking maar ook de duurste. Wij werken op basis van een presatieboekhouding vermeerderd met een kostenvergoeding bijvoorbeeld per brief (zie verder).
- een soort algemene volmacht binnen het afgesproken actieplan. Natuurlijk bevragen en rapporteren we U telkens dit nodig of nuttig is. U krijgt rapport telkens U erom verzoekt. Sommige vragen hierom EN om kostenbeperkend te werken EN omdat zij de psychologische druk van de procesvoering niet aankunnen.
- alle tussenvormen zijn mogelijk maar onthoud dat wie onredelijk veeleisend wat communicatie betreft rsikeert onredelijk hoge ereloonstaten te veroorzaken. Onze telefooncentrale noteert bijvoorbeeld alle telefoongesprekken met tijdsduur.

Hoe blijf ik op de hoogte van de ontwikkeling van mijn zaak?

Tenware u daar uitdrukkelijk anders om verzoekt wordt u steeds per brief, e-mail enz. op de hoogte gehouden van alle enigszins belangrijke ontwikkelingen in uw dossier. Daarnaast wil u vaak bijkomende uitleg.

Probleemstelling

In de eerste plaats moeten wij werken om uw probleem zo goed mogelijk oplossen. Dat vraagt tijd en die is schaars door tal van andere verplichtingen. Daarnaast hebben wij er begrip voor dat het voor u belangrijk is te weten waar u staat. Toch is het niet altijd mogelijk efficiënt werk en optimale communicatie te verenigen.

Advocaten zijn enorm veel uithuizig om te pleiten (maar ook te wachten) op de rechtbank, expertises bij te wonen, notariële werkzaamheden te volgen enz… Hoewel er de laatste tijd veel inspanningen werden gedaan om iets te verhelpen aan de archaïsche organisatie van de rechtbanken is het nog altijd zo dat veel Magistraten geen oog hebben voor de kostprijs – uiteindelijk te dragen door de cliënt – van de tijd die advocaten verliezen omdat bv 15 zaken op hetzelfde uur gefixeerd zijn, zij niet verwittigd worden van uitstellen, ja zij zelfs aanwezig moeten zijn als zij weten dat de zaak bijna zeker zal uitgesteld worden op verzoek van één der partijen enz… Reken daar de verplaatsingen bij, de verplichte bijscholing, studiedagen enz… en dan komt u al aan een normale volledige werkweek.

Toch is de voornaamste taak van een advocaat advies te geven, de zaak grondig te bestuderen en oplossingen te zoeken. Er moet dus tijd vrij blijven om dat ernstig te doen. Omdat er op het kantoor steeds een paar duizend dossiers effectief in behandeling zijn, zijn er op ieder ogenblik één of meerdere cliënten die telefonisch een inlichting willen. (Daarom hebben we vier telefoonlijnen). Omdat een consultatie niet vlot kan verlopen wanneer ze voortdurend onderbroken wordt door oproepen is in het kantoor de gewoonte gegroeid in principe geen telefoon door te schakelen tijdens afspraken met cliënten. Hetzelfde moet gebeuren wanneer een moeilijk dossier ernstig moet bestudeerd worden of wanneer we weer al eens onder absolute tijdsdruk moeten werken.

Proeve van oplossing

U kunt natuurlijk steeds een consultatie vragen waarop u dan ongestoord uw probleem zult kunnen bespreken.

Voor kleinere problemen of als u snel informatie wenst kunt u best terecht bij Mevrouw Ingrid Tremmery of Mevrouw Martine Fadeux die, wanneer ze u niet onmiddellijk kunnen helpen, uw vragen gegroepeerd aan de titularis van het dossier overmaken en de antwoorden noteren. Er wordt u dan schriftelijk geantwoord tenzij u verkiest terug te bellen waarbij u het antwoord wordt bezorgd. U kan ook vragen dat u dringend wordt teruggebeld van zodra het antwoord beschikbaar is.

Een andere mogelijkheid is natuurlijk dat u uw vraag schriftelijk, bv bij e-mail overmaakt. Er wordt u dan op dezelfde wijze geantwoord. 

Helpdesk

Wij streven naar optimale tevredenheid van onze cliënten. Elke medewerker heeft echter zijn eigen karakter en eigenheden. Elk leeft vooral onder immense druk en vaak stresserende tijdsnood. Soms botst dat met de stress die Uw zaak ook voor U veroorzaakt. Zijn er problemen, naam dan contact met mevrouw Ingrid Tremmery die ook daarvoor een oplossing zal zoeken.

Kantoor